Artikelen

Van alle vormen van fraude geniet fraude met geld verreweg de voorkeur. Door sluitende procedures en regelmatige controles kan deze vorm van fraude worden voorkomen dan wel vroegtijdig aan het licht worden gebracht. Contanten hebben de voorkeur, omdat de waarde nominaal is; je hoeft er geen korting op te geven, omdat de afvoer relatief eenvoudig is en het geld bij besteding niet als van fraude afkomstig herkend kan worden. Vooral dat laatste is een factor die meespeelt bij de 'gewone' frauderende werknemer.

Een aantal mogelijke vormen van kassafraude zijn de volgende: 

• Het niet of onjuist aanslaan; al dan niet signaleerbaar voor de klant, 
  door de gekozen kassaopstelling of door het blokkeren van het kassavenster.
• Het verkeerd aanslaan; bijvoorbeeld f 19,95 in plaats van f 199,50. 
• Het werken met een open kassalade. 
• Het geven van onterechte kortingen aan derden, bijvoorbeeld onder de noemer 'korting in verband met personeelsaankopen of goede relaties'. Hier zijn twee mogelijkheden: of de korting wordt op papier verstrekt en door de medewerker in eigen zak gestoken, of de medewerker deelt deze met de klant.
• Het geven van alle soorten korting met betrekking tot schade, tweede keus, verkoop winkeldochters.
• Het hanteren van alle soorten van crediteringen. 
• Het gebruikmaken van de mogelijkheid die bestaat bij sommige kassa's om op basis van een subtotaal dat door een cliënt wordt afgerekend, daarna de hele transactie te wissen.
  

Bovenstaande opsomming houdt tegelijkertijd een aantal mogelijkheden tot preventie in. Allereerst dient een procedure op papier te worden uitgewerkt. Deze dient vooraf getoetst en besproken te worden met het personeel. Vervolgens dient deze procedure na eventuele bijstelling schriftelijk te worden uitgevaardigd. In het bijzonder dienen maatregelen te worden genomen en afspraken te worden gemaakt over personeelsaankopen die nooit via de kassa mogen lopen, maar uitsluitend via de salarisadministratie. Vervolgens dienen afspraken te worden gemaakt en controles te worden uitgevoerd met betrekking tot kastellingen, kassastaten, afromen kassa, overdracht kassa en afstortingen bij de bank.

Bij de meeste organisaties bestaan bovenstaande procedures en maatregelen in principe wel, maar waar het keer op keer aan ontbreekt en waardoor fraude ontstaat en men hiermee door kan gaan, is het ontbreken van controles.

Wat ook regelmatig gebeurt is het volgende: 

• Er wordt niet de hand gehouden aan sleutelprocedures voor de afstortkluis, waardoor onbevoegden zich toegang tot het kasgeld kunnen verschaffen.
• Sleutels worden op een 'geheime plek' opgeborgen.
• Er wordt geen controle uitgevoerd op crediteringen c.q. zogenaamde ruilingen.
• Er is geen adequate controle op kasverschillen. Er vinden geen ingrepen plaats als er regelmatig kasverschillen optreden.
• Er wordt niet gereageerd bij het ontbreken van kasverschillen; 
  een kassa kan onmogelijk altijd kloppen.
  

Hieronder volgen enkele belangrijke tips:


Voer controles uit; niet alleen systematisch en regelmatig, maar ook onverwacht en steekproefsgewijs. Hierdoor kan worden voorkomen dat kassaldi onnodig oplopen en stortingen bij de bank achterwege blijven en dit pas tijden later in de administratie wordt opgemerkt.

Daar waar goed werkende kassa's ontbreken en genoegen wordt genomen met steeds optredende 'storingen', waar lijsten niet compleet of onleesbaar worden ingevuld of niet worden geparafeerd, dient door een groter aantal controles vastgesteld te worden of er soms sprake is van afdekking van fraude.

In die organisaties waar met ongeregistreerde gelden wordt gewerkt, erger nog, waar het personeel bij de verwerving daarvan wordt betrokken, is het hek helemaal van de dam; een goed voorbeeld doet goed volgen.


© Dit artikel van onze hand verscheen, in verkorte vorm, in maart 1998 in de nieuwsbrief Tips & Advies Personeel van Indicator.