Spooklegers en andere fake-nota’s
Column Tijdschrift Controlling, nr 7-8 2005
Fraude draait in principe maar om vier zaken. Geld, goederen, gegevens en tijd. De ervaring leert, en ik draai zelf ook al een tijdje mee, dat bij een succesvolle fraude daders kijken of ook op andere terreinen dan waar ze malverseren, winst valt te behalen. Een fraudeur begint overigens vaak eerst op de eigen werkplek of afdeling, binnen de eigen verantwoordelijkheden, omdat hij daar per slot fysiek thuishoort en dáár het beste weg weet in systemen en de controlepunten op zijn duimpje kent.
De lucratiefste vorm om in tijd te frauderen, is wat ik al jaren het inhuren van spooklegers noem. De constructie is een eenvoudige, en in principe toepasbaar overal waar externe mankracht wordt ingeleend; volkomen onbelangrijk is de branche of het soort dienst wat verleend wordt. We hebben daar ervaring mee vanaf catering tot magazijnwerk, van automatiseringspersoneel tot bouwvakkers, van onder-aanneming in de petrochemische industrie tot simpel uitzendwerk.
Voor een dergelijke lucratieve fraude is er niets meer nodig dan een fraudeur, werkzaam in de organisatie; ergens in het traject waar regelmatig en dus gebruikelijk is, dat externen worden ingehuurd. Vervolgens is een corrupte leverancier, een vriendje, en soms alleen maar een computer nodig. In principe zijn er dan weer twee mogelijkheden. Of men sluist de fraude in, in een reeds bestaand traject en voert langzaam de aantallen, de eenheden oftewel “werkzaamheden”, medewerkers en uren op. Of men introduceert in de organisatie het idee tot “inleen van externen” als noodzakelijk; slechts met het doel om te komen tot deze fraude. Het kan zelfs zo zijn dat de eerste door externen verrichte werkzaamheden volstrekt bonafide zijn, maar dat er later een nieuwe partij in beeld wordt gebracht om de vooropgezette fraude feitelijk te kunnen realiseren. Net als een inbreker verkent een fraudeur eerst de weg!
Voordat u het weet, betaalt u nota’s die volstrekt onverschuldigd zijn. Nota’s voor spooklegers dus. Dergelijke fake-nota’s zijn overigens op alle terreinen te vinden en de basis van deze fraude is simpel, het kan gaan om goederen in- of verkopen, het kan te maken hebben met aanpassen van gegevensstromen of puur om direct geld vrij te maken. Er zijn wat basisregels te noemen: er worden meestal fake-nota’s in organisaties geïntroduceerd die voldoen aan bepaalde kenmerken. Namelijk dat de organisatie de bewuste artikelen, diensten, handelingen, transacties al langjarig kent als bestaand. Waardoor het over is met de echte controle! Vooral ook, en ik schreef daar in een eerdere column over, als het luie vlees verhoedt dat daadwerkelijk fysieke controles ter plaatse, op onregelmatige basis en steekproefsgewijs, plaatsvinden en iedereen dat ook weet..
Zo hebben we zaken meegemaakt waar gezien de vierkante meters die in rekening werden gebracht, de bedrijfsgebouwen voorzien waren van drie lagen, verlaagd plafond. Reden vrachtwagens rond met ettelijke reservebanden, maar ook werd wel eten ingekocht, genoeg om een bejaardeninstelling te voeden. Werd op nota’s gefactureerd bij de organisatie met bekende coderingen, terwijl daadwerkelijk witgoed werd geleverd, die door de daders prompt aan derden werd verkocht. Zomaar een greep uit wat praktijkvoorbeelden.
“Papierschuivers” zijn de schuld van het succes van deze fraude-methode, het spijt me dat ik het keihard moet zeggen. Papierschuivers hebben nu eenmaal de neiging om een deel van hun taak in een bepaalde sleur en gewenning uit te voeren. En juíst van die gewenning maakt de fraudeur dus dankbaar gebruik.
Er is een probaat middel tegen, vroeger betiteld als zero-base-budgetting. Begin van nul af, de zaak op te pakken. Zoek de boom in het bos, want dat is de wijze waarop deze groep fraudeurs opereert. Kijk naar de leverancier, de langdurige samenwerking of juist de recent geïntroduceerde partij. Check ingekochte hoeveelheden, zélf, met het productieproces, met het aantal auto’s, met het aantal personeelsleden, met de omzet of wat dan ook, om zekerheid te hebben dat verhoudingsgewijs de zaak in evenwicht blijft.
Bij inleenkrachten is het helemaal makkelijk. Begeef u op een onverwacht moment naar de bewuste locatie en tel domweg de koppen. Stel vast wat deze mensen doen, spreek met de locale chefs, voormannen of wie dan ook. Dat is een probaat middel, zeker daar waar de locale mensen nooit hoeven mee te tekenen voor akkoord. Op deze wijze krijgt controlling ook de inhoud die het naar mijn mening zou moeten hebben. Niet papierschuiven, maar controleren! Let wel, papieren controle is geen controle. Het staat en valt met fysieke waarneming en geïnteresseerde en betrokken vraagstelling. Alleen dan houdt u spooklegers uit de tent!
door Gerd Hoffmann (g.hoffmann@hoffmannBV.nl)
Fraude draait in principe maar om vier zaken. Geld, goederen, gegevens en tijd. De ervaring leert, en ik draai zelf ook al een tijdje mee, dat bij een succesvolle fraude daders kijken of ook op andere terreinen dan waar ze malverseren, winst valt te behalen. Een fraudeur begint overigens vaak eerst op de eigen werkplek of afdeling, binnen de eigen verantwoordelijkheden, omdat hij daar per slot fysiek thuishoort en dáár het beste weg weet in systemen en de controlepunten op zijn duimpje kent.
De lucratiefste vorm om in tijd te frauderen, is wat ik al jaren het inhuren van spooklegers noem. De constructie is een eenvoudige, en in principe toepasbaar overal waar externe mankracht wordt ingeleend; volkomen onbelangrijk is de branche of het soort dienst wat verleend wordt. We hebben daar ervaring mee vanaf catering tot magazijnwerk, van automatiseringspersoneel tot bouwvakkers, van onder-aanneming in de petrochemische industrie tot simpel uitzendwerk.
Voor een dergelijke lucratieve fraude is er niets meer nodig dan een fraudeur, werkzaam in de organisatie; ergens in het traject waar regelmatig en dus gebruikelijk is, dat externen worden ingehuurd. Vervolgens is een corrupte leverancier, een vriendje, en soms alleen maar een computer nodig. In principe zijn er dan weer twee mogelijkheden. Of men sluist de fraude in, in een reeds bestaand traject en voert langzaam de aantallen, de eenheden oftewel “werkzaamheden”, medewerkers en uren op. Of men introduceert in de organisatie het idee tot “inleen van externen” als noodzakelijk; slechts met het doel om te komen tot deze fraude. Het kan zelfs zo zijn dat de eerste door externen verrichte werkzaamheden volstrekt bonafide zijn, maar dat er later een nieuwe partij in beeld wordt gebracht om de vooropgezette fraude feitelijk te kunnen realiseren. Net als een inbreker verkent een fraudeur eerst de weg!
Voordat u het weet, betaalt u nota’s die volstrekt onverschuldigd zijn. Nota’s voor spooklegers dus. Dergelijke fake-nota’s zijn overigens op alle terreinen te vinden en de basis van deze fraude is simpel, het kan gaan om goederen in- of verkopen, het kan te maken hebben met aanpassen van gegevensstromen of puur om direct geld vrij te maken. Er zijn wat basisregels te noemen: er worden meestal fake-nota’s in organisaties geïntroduceerd die voldoen aan bepaalde kenmerken. Namelijk dat de organisatie de bewuste artikelen, diensten, handelingen, transacties al langjarig kent als bestaand. Waardoor het over is met de echte controle! Vooral ook, en ik schreef daar in een eerdere column over, als het luie vlees verhoedt dat daadwerkelijk fysieke controles ter plaatse, op onregelmatige basis en steekproefsgewijs, plaatsvinden en iedereen dat ook weet..
Zo hebben we zaken meegemaakt waar gezien de vierkante meters die in rekening werden gebracht, de bedrijfsgebouwen voorzien waren van drie lagen, verlaagd plafond. Reden vrachtwagens rond met ettelijke reservebanden, maar ook werd wel eten ingekocht, genoeg om een bejaardeninstelling te voeden. Werd op nota’s gefactureerd bij de organisatie met bekende coderingen, terwijl daadwerkelijk witgoed werd geleverd, die door de daders prompt aan derden werd verkocht. Zomaar een greep uit wat praktijkvoorbeelden.
“Papierschuivers” zijn de schuld van het succes van deze fraude-methode, het spijt me dat ik het keihard moet zeggen. Papierschuivers hebben nu eenmaal de neiging om een deel van hun taak in een bepaalde sleur en gewenning uit te voeren. En juíst van die gewenning maakt de fraudeur dus dankbaar gebruik.
Er is een probaat middel tegen, vroeger betiteld als zero-base-budgetting. Begin van nul af, de zaak op te pakken. Zoek de boom in het bos, want dat is de wijze waarop deze groep fraudeurs opereert. Kijk naar de leverancier, de langdurige samenwerking of juist de recent geïntroduceerde partij. Check ingekochte hoeveelheden, zélf, met het productieproces, met het aantal auto’s, met het aantal personeelsleden, met de omzet of wat dan ook, om zekerheid te hebben dat verhoudingsgewijs de zaak in evenwicht blijft.
Bij inleenkrachten is het helemaal makkelijk. Begeef u op een onverwacht moment naar de bewuste locatie en tel domweg de koppen. Stel vast wat deze mensen doen, spreek met de locale chefs, voormannen of wie dan ook. Dat is een probaat middel, zeker daar waar de locale mensen nooit hoeven mee te tekenen voor akkoord. Op deze wijze krijgt controlling ook de inhoud die het naar mijn mening zou moeten hebben. Niet papierschuiven, maar controleren! Let wel, papieren controle is geen controle. Het staat en valt met fysieke waarneming en geïnteresseerde en betrokken vraagstelling. Alleen dan houdt u spooklegers uit de tent!
door Gerd Hoffmann (g.hoffmann@hoffmannBV.nl)
Meer informatie
