Referenties

Nu houdt Jan Nijhof, directeur van Nijhof Zelfbouw, zich bezig met grote innovatieve plannen, maar niet lang geleden werd zijn aandacht in beslag genomen door interne onregelmatigheden. "De verdwijning van de stoel van Sint-Nicolaas was destijds de druppel die de emmer deed overlopen", vertelt Nijhof. "Het hoofd van de Meubelafdeling wist zeker dat die stoel in het centrale magazijn stond, maar hij was onvindbaar. 's Avonds belde de assistent van het hoofd Magazijn op om te vertellen dat de stoel bij zijn schoonvader stond. Dat was pure diefstal.

Nu hadden wij al een tijd het gevoel dat er meer in het magazijn aan de hand was", vervolgt Nijhof. "Zo lagen spullen geregeld niet op hun plek, en soms kwamen ze dan ineens weer boven water. Verder werd er gerommeld met bonnetjes en weken medewerkers af van procedures zonder dat duidelijk was waarom ze dat deden. Daarnaast konden wij op een gegeven moment niet meer traceren waar het geld voor de pallets bleef. Het restmetaal verdween ook op een duistere manier. Er waren van die oud-ijzerboertjes die dat kwamen halen maar waar bleef dat geld dan? Op onze vragen hierover kregen we steevast te horen dat alles in orde was, terwijl het volgens ons helemaal niet in orde was. Er zat iets onbevredigends in."

"Integere medewerkers gingen eronder gebukt"

"Toen die Sinterklaasstoel onvindbaar was, viel bij het management in één keer het kwartje. Op dat moment realiseerde ik me ook dat dit geen klein simpel diefstalletje was. Dit was iets verrots dat waarschijnlijk al voor langere tijd in het bedrijf was geïncorporeerd. Ik besloot op datzelfde moment dat ik er deskundig advies bij moest halen omdat ik anders fouten zou maken. En we wilden de medewerkers die wel integer waren tegemoetkomen, want die kunnen heel erg onder zo'n situatie gebukt gaan. Er loopt nu nog iemand bij de psycholoog; zo veel impact kan dat op mensen hebben. En dan zijn er natuurlijk nog allerlei effecten die ik niet ken."

"Hoffmann begreep wat hier gebeurde"

"Iemand van Hoffmann kwam langs voor het intakegesprek", vertelt Nijhof. "Het was net alsof hij mijn gedachten kon lezen; ik begon mijn verhaal te vertellen en toen zei hij al snel: ‘En toen gebeurde er zeker dat?'. 'Ja, dat klopt', zei ik. 'En toen gebeurde er dat?'. 'Ja, dat klopt ook', antwoordde ik. 'En daarna ging het zo?', vroeg hij daarop. Toen ik ook dat moest beamen, dacht ik: die man begrijpt wat hier gebeurt, ik wil Hoffmann hebben, klaar. Dat gesprek overtuigde me dat we met echte professionals te maken hadden. Ik schrok even van de prijs, maar aan de andere kant realiseerde ik me wat de schade aan het bedrijf zou zijn als ik het niet zou doen. Daar hebben we toen goede afspraken over gemaakt.

Deze specialist legde mij als ondernemer ook direct de procedure uit: stuur alle medewerkers een brief, waarin dat-en-dat staat. Verder vertelde hij me ook wat ik wel of juist niet moest doen. Ik werd dus goed bij de hand genomen zodat ik daar geen fouten in maakte. Hij lichtte me ook in over hoe de emoties zouden zijn."

"De rechercheurs waren messcherp"

"Nou, toen begon het. We lieten alle medewerkers weten dat er een onderzoek zou plaatsvinden. Daarop werden er verschillende bewegingen gemaakt om dingen te herstellen. Er kwamen bijvoorbeeld allerlei bonnetjes tevoorschijn van producten die nog afgerekend moesten worden. Dat viel wel op.

Vervolgens kwamen twee rechercheurs van Hoffmann binnen. Eerst dacht ik nog even: moet dit het nou zijn? Maar ze waren messcherp. En de combinatie van die twee! Ze wisten een sfeer te creëren waardoor mensen al snel dachten: laat ik het nou maar zeggen, dan ben ik van deze ellende af.

De rechercheurs begonnen met het interviewen van een cirkel van vijf medewerkers. Dat cirkeltje dekte elkaar aan alle kanten af maar de ervaren rechercheurs prikten daar meteen doorheen. Vooral de vrouwelijke rechercheur was écht scherp. Ze kon heel snel tot de kern doordringen."

"Die vijf hielden hun mond stijf dicht"

"Iedere dag werden de zaken even geëvalueerd, dan konden we ook direct doorschakelen naar hoe we de volgende dag verder zouden gaan. Ik was destijds heel blij dat de rechercheurs zo professioneel waren. Ze konden me al snel precies vertellen wie wel of niet integer was; ze schetsten meteen al een compleet beeld. Maar de vijf mensen die ze interviewden hielden hun mond stijf dicht. De rechercheurs spraken daarom ook met de cirkel om die vijf heen. En toen begon er hier en daar informatie door te stromen. En met die informatie confronteerden ze de mensen in de binnenste cirkel. Daarna is de cirkel nóg groter getrokken en toen kwam de waarheid echt boven tafel.

Er bleken twee medewerkers direct voor ontslag in aanmerking te komen: de magazijnmeester en zijn assistent. Daaromheen zaten een stuk of tien medewerkers waarvan we het niet keihard konden maken dat ze in de fout waren gegaan. Voor die groep zijn toen passende organisatorische maatregelen genomen. Tegen de twee waarvan het bewijs echt hard was, spanden we een ontslagzaak aan. Die hebben vijf minuten voor de zaak diende hun keutel ingetrokken. Daar is een compromis uit voortgekomen."

"De voorman bond mensen emotioneel aan zich"

"De magazijnmeester bleek de spil te zijn. Die man had veel invloed en vergrootte die constant. Zo werd hij betrokken bij de selectie van mensen die hier werd aangenomen. En hij wist zijn assistent en andere jongens emotioneel aan zich te binden en ook onder druk te zetten. Dat deed hij op een heel linke manier. Als er bijvoorbeeld  iemand even in financiële nood zat, dan regelde hij daar een lening voor. Of bij een feestje zorgde hij dat er wat op tafel stond. Later hoorde ik nog dat die voorman medewerkers bijna fysiek intimideerde om er voor te zorgen dat er geen informatie naar buiten zou komen.

Wat ook opviel was dat we met de magazijnmeester een moderniseringsslag niet konden maken terwijl we dat echt graag wilden. Hij blokkeerde een automatiseringssysteem dat alles goed zou bijhouden, onder andere bij de logistiek. Hij slingerde allerlei opmerkingen naar ons hoofd: het zou te ingewikkeld zijn, de jongens zouden het niet begrijpen, wij waren niet van de praktijk en daarom zouden we niet weten waarover we praatten, we moesten uit onze ivoren toren komen."

"Ik voelde me besodemieterd"

"De magazijnmeester heeft heel veel weggegeven. Ik kan niet precies hard maken hoeveel het in totaal is geweest, maar ik heb wel een idee. De directe aanwijsbare schade is voor mij in totaal, inclusief de advocaat en Hoffmann, zeker een ton geweest. De totale schade moet veel groter geweest zijn.

Ik voelde me destijds boos en besodemieterd. Ik had de laatste jaren dat die voorman hier werkte veel tijd besteed om van alles te corrigeren en om hem te helpen. Dan ben je natuurlijk ontzettend teleurgesteld. Op een gegeven moment word je wat harder als mensen oneerlijke dingen doen. Maar dat ebt ook weer weg, dat is een kwestie van tijd. Als ik nu een klant met diefstal pak, dan handel ik dat af en is het ook klaar. Je moet alles de tijd gunnen om rustig te normaliseren."

"Deze aanpak had een enorme signaalfunctie"

"Deze kwestie heeft een grote impact gehad. De aanpak van de zaak indertijd, had een enorme signaalfunctie. Het heeft een grotere bewustwording teweeggebracht dat er gestolen kan worden. Het management is er meer mee bezig en we brengen het veel vaker ter sprake. Diefstal is ook een van de onderwerpen die worden meegenomen tijdens functioneringsgesprekken.

Het heeft ook geleid tot aanpassingen in het huisreglement om de juridische kant ervan af te dichten, en tot een aanscherping van de procedures. We proberen ze nu zo waterdicht mogelijk te maken; de mensen denken goed na of ergens mee gefraudeerd kan worden. Als we tegen dingen aanlopen waar we niet uitkomen, dan halen we professionele hulp in huis om ze te tackelen.

Op heel veel plekken staan hier zichtbare en onzichtbare camera's. Die zijn zo aangebracht dat alle goederen helemaal te traceren zijn. Als onze medewerkers denken dat een artikel weggenomen is, dan kunnen we helemaal herleiden wie het heeft gestolen, wanneer diegene de parkeerplaats opkwam, met welke auto en met welk nummerbord. Er staan nu ook camera's op strategische plekken waar medewerkers diefstal zouden kunnen plegen. Als dat aan de hand is, kunnen we ook dat helemaal herleiden. Camera's geven heel veel extra informatie. Van het nut daarvan ben ik echt overtuigd."

"Ga ervan uit dat mensen stelen"

"Wat hier aan de hand is geweest, is niet te voorkomen. Mijn advies aan ondernemers is: ga ervan uit dat mensen stelen en controleer regelmatig. Als iemand 25 jaar lang kasgelden telt, kun je ervan uitgaan dat diegene een keer in de verleiding komt. Daarom zijn controlemechanismen nodig. Als er geen controle is en de kassier blijkt na 25 jaar uit de kas te stelen, dan moet je jezelf als ondernemer afvragen of je die persoon 25 jaar lang dat werk had moeten laten doen. Dan heb je diegene zelf in de verleiding gebracht. Mensen moeten tegen zichzelf beschermd worden.

Ondernemers die geen controle inbouwen, vind ik moreel verwijtbaar. Wettelijk gezien niet, de wet is heel duidelijk: stelen mag niet, maar ik vind dat er een tussenweg is. Rechters kijken er ook genuanceerder naar. Als een medewerker aantoonbaar allerlei controlemaatregelen heeft omzeild, gaat hij volledig voor de bijl."

"Wees alert bij afwijkingen van hazenpaadjes"

"Het is goed om op afwijkend gedrag te letten. Elke afwijking heeft een reden, al hoeft dat geen criminele reden te zijn. Zorg dat je daarop getraind bent. Wees alert als iemand voor een afrekenprocedure bijvoorbeeld altijd een hazenpaadje loopt en dat opeens niet doet, of als er iemand bijstaat waarvan je het niet verwacht. En als datgene wat buiten de normale patronen valt vaker voorkomt, is dat bij ons een harde reden om te gaan zoeken. Daarnaast is het natuurlijk een kwestie van het onderbuikgevoel volgen.

Als medewerkers in de fout zijn gegaan, is er maar één remedie en dat is koste wat het kost verwijderen. Het komt nooit meer goed en als je het niet doet, infecteert het de rest van de organisatie. Daar moet je zwart-wit in zijn. Als iemand terugkeert die een misstap in jouw organisatie heeft begaan, ben je aan de goden overgeleverd. Dan is er een norm neergezet en kan het alle kanten uitgaan."

"Ontsla alleen op staande voet als het klip-en-klaar is"

"Als keihard bewezen is dat iemand gestolen heeft, volgt uiteraard ontslag. Ontsla echter nooit op staande voet, want daar zijn juridische risico's aan verbonden. Werknemers die op staande voet ontslagen zijn, hebben lang de tijd om dat aan te vechten. Iemand die slim is, kan die hele termijn afwachten en op het laatste moment een zaak aanspannen. Als je die verliest, moet je over die hele periode het salaris betalen en kun je ook veroordeeld worden tot het betalen van schadevergoeding.

Daarom is het handiger om diegene niet te ontslaan maar te schorsen. Die schorsingsperiode mag meestal een paar dagen duren en die gebruik je om het bewijs rond te krijgen. Laat dan het contract ontbinden bij de rechter, met nul schadevergoeding. Tussen het moment dat het ontslag is aangezegd en het moment dat je voor de rechter staat, zitten meestal een paar weken tot anderhalve maand. Die periode betaal je gewoon door. Dan ontbindt de rechter het contract met nul cent schadevergoeding. Voordat die uitspraak er is, ben je meestal ook weer veertien dagen verder.

Kom niet in de verleiding om te zeggen dat iemand er direct uit moet maar neem de tijd om het juridisch goed af te dichten. Dan weet je ook zeker dat je daar nooit aansprakelijk voor kan worden gesteld; als de rechter uitspraak heeft gedaan is het bindend. Ontslaan op staande voet moet je alleen doen als het klip-en-klaar is en je advocaat dat ook bevestigt. Maar als het oordeel van de rechter niet te voorspellen is, is het beter om uitspraak te laten doen en te zorgen dat het juridisch goed is afgedicht."

"De samenwerking is heel goed bevallen"

"Als ik nu met een misstand van medewerkers geconfronteerd zou worden, zou ik heel boos zijn omdat alles nog zo vers in het geheugen ligt. Maar als we een paar jaar verder zijn, zou het theoretisch nog een keer kunnen gebeuren. Als dat het geval is, en als het opnieuw grootschalig zou zijn, huur ik Hoffmann zeker weer in. De samenwerking is heel goed bevallen: mijn complimenten voor de deskundigheid. Maar nu hebben we hier weer goede mensen, daar is geen discussie over."

Meer informatie over Nijhof Zelfbouw in Baarn vindt u op http://www.nijhofbaarn.nl