Kennis van Zaken

De aandachtspunten hieronder zijn in drie thematische gebieden opgedeeld:

• aandachtspunten op bouwkundig gebied
• aandachtspunten op administratief gebied
• aandachtspunten bij processen in uw organisatie

Aandachtspunten op bouwkundig gebied

Een groot deel van de aandachtspunten op bouwkundig gebied heeft te maken met het voorkomen van inbraak. De punten zijn opgedeeld naar het inbreken in uw pand(en), en wat u kunt doen om de schade te beperken als de dieven eenmaal binnen zijn.

Vaak zien we dat inbrekers van informatie zijn voorzien door de eigen medewerkers. Een cursus securityawareness kan hierbij uitkomst bieden.

Van buiten naar binnen

Stel uzelf de volgende vragen:

• Voldoet de terreinafscheiding aan de gewenste beveiligingseisen?
• Staan er pallets tegen het gaaswerk aan?
• Waar zijn de voertuigen geparkeerd ten opzichte van de omheining in verband met inbraak, en ten opzichte van het pand in verband met de brandveiligheid?
• Ga in het donker kijken hoe het met de verlichting is gesteld op uw terrein. Zijn er risicovolle plekken die niet worden verlicht?
• Zijn de struiken en planten bij de gebouwen op het terrein voldoende kort gesnoeid zodat inbrekers niet ongezien kunnen inbreken?
• Verplaats uzelf in de inbreker. Worden de waardevolle goederen in het zicht opgeslagen? Zijn vitrages, gordijnen en/of lamellen gesloten na werktijd? Liggen er losse spullen waarmee een raam ingeslagen kan worden?
• Is het mogelijk om via een regenpijp toegang tot het pand te verkrijgen?
• Zijn de aanhangers die op het terrein staan goed beveiligd? Vaak gebruiken de dieven uw eigen aanhangwagen om de gestolen waar af te voeren.
• Controleer het hang- en sluitwerk van alle in- en uitgangen en vergeet de ramen niet!
• Kunnen de toegangsdeuren zonder sleutel worden geopend met bijvoorbeeld een plastic kaartje? Dit is het zogenaamde 'flipperen'. Probeer het eens uit als een echte inbreker.
• Liggen er blokjes bij de deur om deze open te laten staan bij lekker weer of omdat medewerkers geen zin hebben om elke keer weer hun sleutel te gebruiken?
• Kunt u zonder veel moeite op het platte dak komen? Veel inbraken vinden plaats via het dak. Inbrekers weten vaak welke ruimtes zijn voorzien van passief infrarooddetectoren en welke niet.
• Heeft u dakluiken en/of lichtkoepels? Zijn deze beveiligd en op het alarmsysteem aangesloten?
• Heeft u aluminium beplating aan de zijkant van uw gebouw? Deze zijn vrij gemakkelijk open te knippen. Zet nooit de meest kostbare goederen in de buitenste ring van uw bedrijfsruimte.
• Kunnen uw magazijnmedewerkers naar buiten via de nooddeuren zonder dat er een melding volgt? Houd er dan rekening mee dat door deze deur goederen kunnen worden afgevoerd.
• Heeft u een camerasysteem? De vraag is of deze camera's aan het doel voldoen en dat is het visueel vastleggen van alle bewegingen. Controleer regelmatig of alle camera's strategisch en bouwkundig goed zijn aangebracht en of ze niet vuil zijn. Worden de beelden opgeslagen en is de kwaliteit goed?
• Hebben uw buren een extern camerasysteem? Zo ja, ga dan na of deze beelden eventueel door u gebruikt kunnen worden als dat nodig mocht zijn, en viceversa. Maak daar afspraken over.
• Als uw organisatie gebruik maakt van zogenaamde druppels (elektronische sleutels waarmee medewerkers in- en uitgaan) dan is het van belang om regelmatig te kijken of er afwijkingen zijn bij de tijdstippen waarop en plekken die uw medewerkers betreden. Maar al te vaak zien we wel wanneer medewerkers in het pand deuren openen maar zien we niet wanneer zij het pand verlaten.

Eenmaal binnen

Als u in uw pand bent aangekomen is het van belang om weer te kijken met de ogen van een inbreker.

• Is gemakkelijk te zien welke werkzaamheden in welke ruimte worden uitgevoerd? Het zal de eerste keer niet zijn dat we moeten vaststellen dat op het bordje bij de deur van de kluisruimte netjes 'kluisruimte' stond.
• Zijn de sleutelkastjes gemakkelijk te vinden en zijn de sleutels in de kast voorzien van een label waarop te lezen is voor welke ruimte ze zijn bedoeld? Zorg voor degelijke sleutelkluizen die zijn voorzien van een deugdelijk cijfercodeslot. Het meest zwakke punt van de reguliere sleutelkasjes is namelijk dat ze makkelijk te forceren zijn.
• Werkt uw alarmsysteem naar behoren? Staan er geen pallets of dozen in de weg van de detectoren?
• Heeft u oudere detectoren die afgeplakt kunnen worden waardoor deze niet meer detecteren als het alarmsysteem is ingeschakeld?

Aandachtspunten op administratief gebied

Fraude in de administratie is vaak te voorkomen door een aantal maatregelen te nemen en principes toe te passen.

• Maakt u gebruik van functiescheiding? Bij een substantieel deel van onze administratieve onderzoeken blijkt telkens weer het grote belang ervan.
• Heeft u een handtekeningen- en parafenregistratie?
• Leg in uw administratie alle uitgevoerde handelingen zodanig vast dat later altijd is na te gaan wie welke handeling heeft uitgevoerd.
• Maak gebruik van het 'vier ogensysteem' als er fraudegevoelige werkzaamheden plaatsvinden. Leg daarbij altijd vast wie wat heeft gedaan en wanneer.
• Zorg ervoor dat er in uw geautomatiseerde systeem zoveel mogelijk vastlegging plaatsvindt. Laat de software voor u werken en niet andersom.
• Zorg voor een goede interne controle waarbij taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn.
• Laat ons eens kijken of er onvolkomenheden in uw administratie voorkomen.

Aandachtspunten bij processen in uw organisatie

De punten die hieronder volgen hebben betrekking op hoe uw bedrijf of instelling organisatorisch is ingericht; welke processen zijn er gaande en welke regels gelden er?

• Zijn uw medewerkers gescreend voordat zij in dienst kwamen? Als dat niet zo is kan het geen kwaad om dat alsnog bij de medewerkers op cruciale posities te laten doen.
• Mocht u niet willen laten screenen (wat u in onze ogen altijd moet doen), bel dan in ieder geval enkele oud werkgevers uit in het cv van de medewerker. Kleine moeite, groot plezier.
• Zijn uw huisregels up-to-date? Er staat vaak alleen in wat niet mag; de consequenties van een overtreding ontbreken meestal. Bent u helder genoeg over hoe u omgaat met overtredingen? Maar al te vaak blijken de onderwerpen in de huisregels voor verschillende uitleg vatbaar. Wees helder over wat u doet bij diefstal: dat er ontslag op staande voet op volgt en dat er aangifte gedaan wordt.
• Is uw sleutelplan op orde en liggen de reservesleutels op een veilige plaats?
• Heeft u binnen uw organisatie bekend gemaakt dat u bij vermoedens van fraude gebruik kunt maken van verborgen camerasystemen?
• Hebben uw medewerkers de mogelijkheid om vermoedens van fraude bespreekbaar te maken? Kunnen zij dat ook anoniem doen?
• Mogen uw medewerkers tijdens hun vrije tijd in uw werkplaats klussen? Het is beter om dat niet toe te staan of slechts toe te staan onder supervisie van een leidinggevende.
• Zijn er personeelsaankopen mogelijk? Weet dan wie er koopt en maximaliseer het aantal aankopen of de hoogte van het bedrag. Voorkom dat uw medewerkers gaan handelen met uw spullen.
• Laat het bespreken van risico's op fraude een onderdeel zijn van overlegsituaties en functionerings- en beoordelingsgesprekken.
• Hoe gaat u om met afgeschreven materialen? Vaak is het mee mogen nemen van deze goederen de opstap om ongevraagd ook andere materialen mee te nemen.
• Is het privégebruik van internet toegestaan? Weet u wat uw medewerkers op internet doen?
• Maken medewerkers gebruik van uw zakelijke telefoon om er privé mee te telefoneren? Heeft u dat gebruik goed beschreven?
• Spreken uw mensen onbekenden aan als die door uw pand lopen?
• Gaat het goed met uw afvalstromen, met name op het gebied van de afvoer van oud metaal?
• Let u er wel eens op of er na werktijd veel gebruik is gemaakt van de kopieermachine? Complete oplages van clubbladen ontstaan dankzij de hardware van werkgevers.
• Kijk regelmatig naar de in- en uitschakeltijden van uw alarmsysteem. Staan daar vreemde zaken op, dan is het zaak om dat uit te (laten) zoeken.
• Kijk ook regelmatig naar de kloktijden van uw medewerkers. Komen die overeen met andere systemen binnen uw organisatie?

Als u deze punten heeft nagelopen kunt u nog de proef op de som laten nemen door externe specialisten een risico-inventarisatie, audit of inlooptest te laten uitvoeren.

Wij wensen u veel succes met de checklist.